Als wir Group-Office 6.8 eingeführt haben, haben wir auch unser Modul für Datenschutzeinstellungen veröffentlicht. Zeit für eine verspätete Einführung.
Hintergrund
In der EU gibt es die GDPR-Richtlinie, die u.a. von Organisationen verlangt, personenbezogene Daten in ihren Systemen zu schützen. Einer unserer Kunden hat ein Modul angefordert, um dies für seine Group-Office-Administratoren etwas einfacher zu machen. Dieses Modul ermöglicht die automatische Löschung personenbezogener Daten nach einer bestimmten Zeitspanne.
Wenn Sie nicht unter die GDPR oder eine vergleichbare Verordnung fallen, aber dennoch Wert auf den Schutz Ihrer personenbezogenen Daten legen, können Sie ebenfalls von diesem Modul profitieren.
Installation
Das Modul Datenschutzeinstellungen finden Sie im Business-Paket. Sie benötigen eine groupoffice-pro-Lizenz, um es zu nutzen. Die einzige Abhängigkeit ist das Adressbuchmodul.
Wenn dieses Modul installiert ist, werden Sie feststellen, dass zwei neue Adressbücher erstellt werden: Eingehend und Papierkorb. Jedes Mal, wenn ein neuer Kontakt erstellt wird, wird er im Adressbuch „Eingehend“ gespeichert. Nach einer bestimmten Zeit wird er automatisch in den Papierkorb verschoben. Der Endbenutzer kann ihn bei Bedarf in einem anderen Adressbuch speichern.
Standardmäßig ist der Administrator der einzige Benutzer mit Zugriff auf das Papierkorb-Adressbuch. Dieses Adressbuch kann vom Administrator vollständig geleert werden, wodurch ein Kontakt vollständig aus dem System gelöscht wird.
Alternativ kann ein Löschdatum zu einem Kontakt hinzugefügt werden, unabhängig davon, in welchem Adressbuch er sich befindet. Wenn das Löschdatum erreicht ist, wird der Kontakt ebenfalls in den Papierkorb verschoben.
Konfiguration
Auf dem Bildschirm Systemeinstellungen kann der Administrator festlegen, welche Adressbücher auf veraltete Kontakte überwacht werden sollen und nach welchem Zeitraum ein veralteter Kontakt gelöscht wird. Schließlich können Sie eine Warnzeit festlegen, bevor ein Kontakt tatsächlich gelöscht wird.