Daten sind wertvoll – und große Tech-Konzerne wie Google, Meta, Microsoft oder Apple wissen das genau. Im März haben wir angekündigt, dass wir an einem Leitfaden für mehr digitale Unabhängigkeit arbeiten. Hier ist er: für Unternehmen und Organisationen ebenso wie für private Anwender:innen. Er beschreibt, wie Sie vorgehen, was mit vorhandener Hardware möglich ist und welche Alternativen sich in der Praxis bewährt haben.
Warum überhaupt?
Die meisten von uns nutzen Dienste großer US-Konzerne, weil sie bequem und scheinbar kostenlos sind. Drei Gründe sprechen dafür, diese Abhängigkeit zu verringern:
- Datenzugriff: US-Unternehmen unterliegen US-Recht. Der CLOUD Act erlaubt US-Behörden den Zugriff auf Daten dieser Anbieter – auch wenn die Daten in einem europäischen Rechenzentrum liegen.
- Verfügbarkeit: Konten können gesperrt werden – durch automatische Prüfungen oder auf politische Anweisung, wie es bei Richter:innen des Internationalen Strafgerichtshofs geschehen ist. Wer alles bei einem Anbieter hat, verliert dann auf einen Schlag Mail, Kalender und Dateien.
- Kontrolle: Preise, Lizenzmodelle und Funktionen legt der Anbieter fest. Mit offener Software auf eigenen Servern entscheiden Sie selbst.
Digitale Souveränität heißt nicht, alles auf einmal umzustellen. Es heißt, bewusst zu entscheiden, wo Ihre Daten liegen und wer darauf zugreifen kann – und dort zu beginnen, wo der Nutzen am größten ist.
Schritt 1: Bestandsaufnahme
Bevor Sie etwas ersetzen, sollten Sie wissen, was Sie heute nutzen. Notieren Sie für sich oder Ihr Team:
- Dienste: Wo liegen E-Mail, Kalender, Kontakte, Dokumente, Fotos, Passwörter? Welche Messenger und Videokonferenz-Tools sind im Einsatz?
- Geräte: Welche PCs, Laptops, Smartphones und Tablets gibt es, wie alt sind sie, welches Betriebssystem läuft darauf?
- Abhängigkeiten: Welche Fachanwendungen laufen nur unter Windows? Welche Partner oder Kund:innen erwarten bestimmte Formate oder Tools?
- Datenmengen: Wie groß sind Postfächer und Dateiablagen? Das bestimmt Aufwand und Serverbedarf.
Markieren Sie anschließend, was kritisch ist (ohne das steht der Betrieb still) und was leicht ersetzbar ist. Daraus ergibt sich die Reihenfolge.
Schritt 2: Die richtige Reihenfolge
Bewährt hat sich, mit den Diensten zu beginnen, die die meisten Daten bündeln und gleichzeitig gut standardisiert sind:
- E-Mail, Kalender und Kontakte – offene Standards (IMAP, CalDAV, CardDAV) machen den Umzug gut planbar.
- Dateien und Dokumente – gemeinsame Ablage und Online-Bearbeitung.
- Endgeräte – Arbeitsrechner und Smartphones, oft im Zuge ohnehin anstehender Erneuerungen.
- Weitere Werkzeuge – Chat, Videokonferenzen, Projektmanagement.
Wichtig: Vor jedem Schritt die eigenen Daten vollständig exportieren und sichern – etwa über die Exportfunktionen der bisherigen Anbieter (z. B. Google Takeout) oder per IMAP-Kopie der Postfächer.
Schritt 3: Groupware und Office
Für Unternehmen ist der Wechsel weg von Microsoft 365 oder Google Workspace meist der größte Hebel. Wir setzen dafür Group-Office ein, für das BAfH seit 2006 Deutschland-Partner ist:
- E-Mail, Kalender, Kontakte, Aufgaben, Notizen, Projekte und Dateien in einem System
- Gemeinsames Bearbeiten von Text, Tabellen und Präsentationen im Browser mit Collabora Online oder OnlyOffice – kompatibel mit Word-, Excel- und PowerPoint-Dateien
- Synchronisation mit Smartphones und Mailprogrammen über offene Standards (CalDAV, CardDAV) und ActiveSync
- Optional Chat und Videoanrufe sowie CRM, Zeiterfassung und Rechnungen
Auf dem Arbeitsrechner bleibt alles vertraut: Mailprogramme wie Thunderbird oder eM Client lassen sich direkt anbinden, Dokumente können weiterhin in LibreOffice bearbeitet werden.
Schritt 4: Endgeräte – stationär und mobil
PCs und Laptops
Viele Rechner, die die Anforderungen von Windows 11 nicht erfüllen, sind technisch noch völlig in Ordnung. Statt sie zu ersetzen, lässt sich darauf ein einsteigerfreundliches Linux installieren – wir empfehlen Linux Mint, dessen Oberfläche Windows-Umsteiger:innen schnell vertraut ist.
- Vorher testen: Linux Mint lässt sich vom USB-Stick starten, ohne etwas zu installieren. So prüfen Sie, ob WLAN, Drucker und Bildschirm funktionieren.
- Software prüfen: Browser, Mail, Office und die meisten Alltagsprogramme gibt es für Linux. Kritisch sind einzelne Fachanwendungen – die gehören auf die Liste aus Schritt 1.
- Schrittweise umstellen: Erst ein Testgerät, dann einzelne Arbeitsplätze, dann der Rest.
Smartphones
Ein Standard-Android ist eng mit Google verknüpft, ein iPhone mit Apple. Eine Alternative ist GrapheneOS: ein auf Sicherheit und Datenschutz ausgerichtetes Android ohne fest eingebaute Google-Dienste.
- Hardware: GrapheneOS läuft ausschließlich auf Google-Pixel-Geräten. Wer ohnehin ein neues Smartphone braucht, kann das bei der Auswahl berücksichtigen.
- Apps: Freie Apps gibt es über F-Droid, viele weitere über den Aurora Store. Wer auf einzelne Apps mit Google-Abhängigkeit angewiesen ist, kann Google Play optional in einer abgeschotteten Umgebung nachinstallieren.
- Synchronisation: Mit DAVx⁵ werden Kalender und Kontakte direkt aus Group-Office auf das Smartphone synchronisiert. iPhones unterstützen CalDAV und CardDAV ohne Zusatz-App.
Für Unternehmen gilt: Auch ohne Wechsel des Betriebssystems ist viel gewonnen, wenn Mail, Kalender und Kontakte auf dem Smartphone vom eigenen Server statt aus der Google- oder Apple-Cloud kommen.
Schritt 5: Hosting in Europa
Offene Software entfaltet ihren Nutzen erst, wenn sie auch unter Ihrer Kontrolle läuft. Wir betreiben die Server unserer Kund:innen beim europäischen Anbieter Hetzner:
- Eigener Server statt geteilter Cloud: Ihre Daten liegen auf einem Server, der nur Ihnen gehört.
- Europäischer Anbieter: kein US-Konzern im Hintergrund, Rechenzentren in der EU.
- Betreuung inklusive: Wartung, Sicherheitsupdates und Backups übernehmen wir.
- Keine Bindung: Lizenzen und Daten bleiben Ihr Eigentum. Wenn Sie den Anbieter wechseln wollen, nehmen Sie alles mit.
Typische Fallstricke
- Alles auf einmal: Große Umstellungen am Stück überfordern Teams. Lieber in Etappen mit Parallelbetrieb.
- Ohne Schulung: Eine kurze Einweisung spart später viele Rückfragen.
- Ohne Backup: Vor jeder Migration vollständig sichern – und prüfen, ob sich die Sicherung auch zurückspielen lässt.
- Ohne Betreuung: Ein eigener Server braucht regelmäßige Updates. Das sollte jemand verbindlich übernehmen.
Checkliste zum Start
- Dienste, Geräte und Daten auflisten
- Kritische Abhängigkeiten markieren
- Reihenfolge festlegen – meist zuerst Mail, Kalender und Kontakte
- Daten exportieren und sichern
- Neues System mit einer kleinen Gruppe testen
- Umziehen, parallel weiterbetreiben, alte Konten erst danach kündigen
- Betrieb und Updates verbindlich regeln
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